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Les enjeux de la numérisation

13 Sep 2020 Actualités

Les enjeux de la numérisation apparaissent comme indispensables au sein des entreprises et institutions principalement grâce au gain de temps procuré. Dans le langage courant on parle de “scanner des documents”. Un procédé à la fois simple et technique et qui recèle de nombreux avantages pour les usagers.

Qu’est-ce que la numérisation ?

Derrière le terme de numérisation se cache en réalité le remplacement du support papier par un fichier digital, soit la transformation d’un document en données numériques.

Cette opération se fait en général par le biais d’un scanner qui restitue une image point par point du document d’origine, en noir et blanc ou en couleur. Une autre technique de numérisation, concernant surtout les plans, est la vectorisation qui base la transposition sur le calcul des coordonnées de chaque trait du dessin, permettant ainsi, lors de l’agrandissement de l’image, d’avoir toujours une définition parfaite.

Le format le plus courant correspond au PDF mais il existe d’autres formats de données, notamment le TIFF, le format image JPEG ou encore le PNG, tous adaptés aux différents besoins des usagers.

Quels sont les enjeux de la numérisation ?

La numérisation apporte une réelle plus-value au fonctionnement d’un organisme, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une collectivité. Les enjeux de la numérisation sont nombreux et variés.

Premièrement, la numérisation participe à l’optimisation de la gestion des documents car elle permet l’automatisation de leur traitement (production, suivi, partage, classement, stockage) et ce en toute sécurité. Les documents digitalisés ont également la propriété d’être accessibles facilement aux employés grâce à Internet. Cela leur permet de travailler en synergie et en toute mobilité, la productivité se trouve donc améliorée.

À ces enjeux de numérisation s’ajoute une économie de consommables grâce au passage au “zéro papier”, moins cher et moins polluant. Enfin, la numérisation des documents garantit un gain d’espace aux sein des locaux et la protection totale des archives (face aux incendies, dégâts des eaux, vols), ces dernières étant complètement dématérialisés.

La numérisation et l’avenir des entreprises

La numérisation des documents participe à la stratégie globale de digitalisation de l’entreprise et des collectivités qui intègrent désormais ces nouvelles technologies et usages au sein de leur fonctionnement.

En s’inscrivant dans une démarche de dématérialisation des procédés, la numérisation répond aux nouveaux impératifs de développement de l’économie globale et de préservation de l’environnement.

Faire le choix de la numérisation des documents c’est donc être en phase avec les enjeux de la numérisation actuels et futurs. Plus qu’un pari sur l’avenir, la numérisation est en effet un outil qui améliore la productivité au quotidien en facilitant tous les procédés propres au traitement de documents et en favorisant les échanges entre collaborateurs.

Nécessaire et inéluctable, la numérisation des documents ne comprend que des avantages.
Ce procédé, en résonance avec la transformation numérique des sociétés, correspond à la définition même du progrès qui veut que l’on améliore ses performances.

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