Comment gérer ses documents tout en télétravaillant ?

Une question souvent mise sur le devant de la scène et qui est tout à fait légitime.

À la suite de la crise sanitaire du covid-19, beaucoup d’entreprises ont été contraintes de mettre en place le télétravail pour leurs salariés. Beaucoup d’entre elles ont adhéré au système et poursuivent ce fonctionnement malgré la levée des restrictions.

Mais comment peuvent-ils avoir accès à tous les documents nécessaires tout en étant chez eux ?

C’est donc ce que nous allons voir tout le long de cet article. Au cœur du sujet le workflow !

Qu'est-ce-qu'un worklow ?

C’est LA solution qui va vous permettre de mettre en place vos processus de validation des documents :

• Validation de commandes et de factures
• Bon à payer
• Lancement et suivi de la production
• Circuit de validation de la logistique
• Confirmer les projets commerciaux avec plusieurs collaborateurs

Le workflow est l’étape finale du processus d’optimisation des documents, un processus qui peut être représenté sous forme de plusieurs points :

1. Numérisez : numérisez vos documents permet d’y avoir accès directement sur vos appareils (ordinateurs, téléphones, tablettes).
2. Stockez en ligne : intégrez vos fichiers sur un coffre-fort numérique comme notre solution GED.
3. Partagez : créer votre équipe de collaborateurs et partagez tous vos fichiers à distance.
4. Validez à distance : établissez vos étapes de validation (workflow) avec vos collaborateurs. Déterminez qui doit valider voire signer les documents avant leur classement. Notre solution GED permet d'avoir un aperçu rapide des tâches que chacun doit réaliser sur un document.

Quels sont les avantages du workflow ?

1. Simplicité de mise en place : l’un des premiers avantages est la simplicité de mise en place d’un workflow. Si vos besoins sont bien définis, votre système de validation des informations peut être opérationnel en seulement quelques jours. Il suffit de définir chaque étape de validation, quel(s) collaborateur(s) est affecté.
2. Réduction des allers-retours de documents : les documents sont stockés et accessibles à tout moment sur notre GED MyNumerize. Cela permet de simplifier la manière dont les documents sont traités en réduisant considérablement les téléchargements multiples. Vos fichiers ne navigueront plus de boîte mail en boîte mail.
3. Sécurité des données : les utilisateurs ont un accès sécurisé et différencié. Ces autorisations d'accès peuvent être paramétrées dès la mise en place de workflow et lors de l'intégration d'un nouveau collaborateur dans le processus de validation. Ces droits d'accès peuvent être gérés individuellement et par groupes d'utilisateurs.

Comment mettre en place un workflow ?

Avant de créer un workflow, il va falloir que vous étudiiez votre processus de validation actuel. Il faut donc identifier quelles actions sont entreprises au cours de votre cycle de traitement et de validation de l’information. Ce qui va vous permettre de définir les actions à mener par type de documents et d’y assigner vos collaborateurs. Pour cela, nous pouvons vous accompagner.

Une fois que vous avez identifié correctement les personnes intervenant dans votre cycle du traitement et de validation de l’information, vous pouvez créer sur la GED MyNumerize les différents circuits de validation de document en assignant les collaborateurs à une tâche spécifique. À ce moment-là, vous bénéficierez d'un système opérationnel.

N’attendez plus ! Besoin d’un système de workflow ? Appelez nous au 03 88 53 89 66.