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L’occasion de prendre conscience des avantages de la gestion électronique des documents et de la dématérialisation au sens large : une nécessité pour maintenir une activité dans toutes les situations.
Le télétravail, avenir des entreprises
Qui aurait pensé qu’en 2020, 40% des actifs travailleraient désormais de chez eux ? Peu enclins à favoriser le télétravail jusqu’alors, les dirigeants français ont cependant dû s’y résoudre avec la crise sanitaire du Covid-19 avec notamment des logiciels de gestion électronique des documents. Permettant de maintenir une activité constante en travaillant à distance (de chez-soi ou d’ailleurs), le télétravail répond donc, en premier lieu, à un impératif sanitaire, mais il est également économiquement rentable. En dématérialisant les bureaux et autres salles de réunion, les entreprises et institutions ont ainsi pu faire des économies (consommables, énergie, frais de déplacements, etc.), et se sont également rendu compte que l’efficacité des employés et agents se trouvait améliorée (horaires aménagés, meilleure concentration, plus grande disponibilité, etc.). Plus qu’une solution transitoire, le télétravail apparaît donc désormais comme l’avenir du salariat.
Les avantages de la Gestion Électronique des Documents
Si le télétravail se présente aujourd’hui comme une nouvelle norme, il s’inscrit dans un chantier plus vaste de digitalisation des entreprises et institutions, chantier dont la numérisation et la gestion électronique des documents (GED) font également partie. En remplaçant le tout papier par le tout numérique et en utilisant les logiciels et outils digitaux, il est désormais possible de travailler autrement et avec plus d’efficacité.
L’utilisation de fichiers numériques plutôt que de documents sur support papier offre en effet un important gain de productivité. Internet, les objets connectés (ordinateurs portables, smartphones, tablettes) et les logiciels de gestion électronique des documents offrent ainsi à des collaborateurs la possibilité de travailler à distance, tout en ayant accès aux informations nécessaires. La numérisation de documents simplifie les échanges de fichiers, permettant aux collaborateurs de travailler ensemble sans tenir compte des distances physiques.
Vers toujours plus de dématérialisation
La crise sanitaire a fait prendre conscience aux entreprises et institutions de l’urgence du passage au tout digital. Si elles veulent survivre et continuer à se développer, toutes les infrastructures vont devoir numériser dans un temps proche leurs fichiers et utiliser des logiciels de gestion électronique des documents.
Ces mesures, non contentes de simplifier les tâches des employés, permettent de réduire les coûts (réduction des espaces de travail, des dépenses, etc.). Nécessité à la fois sanitaire et économique, la dématérialisation des processus et l’utilisation exclusive des outils numériques est l’unique voie vers la réussite. C’est dès maintenant qu’il faut avoir recours à ces nouveaux outils en phase avec les impératifs contemporains de mobilité, d’agilité et d’efficacité. La numérisation et l’utilisation de la gestion électronique des documents sont des étapes cruciales dans le développement d’une stratégie de digitalisation. Ces nouveaux modes opératoires garantissent le bon fonctionnement d’une collectivité ou d’une entreprise et ce, quelles que soient les crises à venir.
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