Politique de confidentialité
PRÉAMBULE
La SAS NUMERIZE accorde beaucoup d’importance à votre vie privée. La présente politique de confidentialité vous informe sur la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons vos données personnelles.
Dans le cadre des services proposés par la société NUMERIZE, et notamment sur son Site et son logiciel GED, nous sommes susceptibles de collecter et de traiter des données à caractère personnel.
Notre société qui possède ou administre les Services est le responsable de traitement des informations personnelles qui y sont traitées.
Lors de l’utilisation de nos Services via le Site web ou le logiciel GED, notre société est susceptible de collecter des données personnelles. Vous pouvez choisir de ne pas soumettre les données demandées, dans un tel cas, votre accès à nos services pourra être limité.
NUMERIZE se réserve le droit de modifier tout ou partie de la présente.
Le préambule fait partie intégrante de cette politique.
I. Données personnelles
Article 1 - Définitions
On entend désigner par « Responsable de traitement », « la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement » selon le RGPD.
On entend désigner par « Sous-traitant », « la personne physique ou morale (entreprise ou organisme public) qui traite des données pour le compte d’un autre organisme (« le responsable de traitement »), dans le cadre d’un service ou d’une prestation ».
On entend désigner par « RGPD », le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
On entend désigner par « Données à caractère personnel ou données personnelles », « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ».
On entend désigner par « Traitement de données à caractère personnel », une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé.
On entend désigner par « GED », la gestion électronique des documents permettant l’indexation et le stockage des documents.
Article 2 - Responsable de traitement
Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) – « RGPD » définit le responsable de traitement comme « la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement » ainsi la présente s’applique lorsque la société NUMERIZE agit en tant que responsable de traitement.
Lorsque la SAS NUMERIZE agit en qualité de sous-traitant, vous pouvez vous référer aux conditions générales fournies en fonction du service souhaité.
Article 3 - Identification des données collectées
La société NUMERIZE, en sa qualité de responsable de traitement, est amenée à collecter, consulter, utiliser, modifier, stocker, transmettre et effacer les données personnelles des utilisateurs dans le cadre de ses activités.
Nous collectons des informations vous concernant lorsque vous utilisez notre Site et/ou le logiciel GED et lorsque vous interagissez avec nous.
Les données sont, dans la plupart des cas, collectées directement auprès des personnes concernées, à savoir et de manière non limitative lors :
- De la création de l’espace personnel sur le logiciel GED (notamment pendant la période d’essai) ;
- D’une demande de renseignement ;
- De la navigation sur le Site ;
- D’un contact avec le Service Client ;
- D’une postulation à une offre d’emploi.
Ainsi, les données collectées directement auprès de vous dépendent de la relation que vous avez avec les Services de la société NUMERIZE et peuvent notamment inclure :
- Vos coordonnées : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone ;
- Vos identifiants de connexion : courriel, mot de passe (GED) ;
- Les données de facturation et modalités de paiement ;
- Le détail des services et abonnements souscrits ;
- L’historique de la relation contractuelle ;
- Vos informations relatives à l’enregistrement du compte et au profil ;
- Les commentaires et autres informations que vous fournissez : requêtes, questions et informations envoyées au Service Client ;
- Les intérêts et préférences de communication ;
- Les données transmises dans le Curriculum vitae dans le cadre d’une candidature spontanée ou d’une réponse à une offre d’emploi.
Les données peuvent, en outre, être recueillies auprès d’autres sources à savoir :
- Les réseaux sociaux lorsque vous accordez cette permission ;
- Les fournisseurs de services permettant de déterminer votre localisation ;
- Les sources accessibles au public.
Article 4 - Finalités, bases légales et exploitation des données traitées
Les données collectées peuvent concerner la gestion des contrats, à savoir :
- Contrats et comptes clients ;
- Facturation et recouvrement ;
- Gestion des candidatures et embauche.
La gestion de la relation client, à savoir :
- Suivi de la relation client ;
- Réclamations ;
- Service après-vente.
Traitements relatifs à la prospection commerciale, à savoir :
- Opérations de sollicitation ;
- Campagnes de communication ;
- Actualisation des fichiers prospection notamment pour les oppositions au démarchage téléphonique ;
Traitements relatifs à la gestion des réclamations, à savoir :
- Gestion des réclamations ;
- Services après-vente ;
- Traitement des demandes de droit à l’information, d’accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et/ou opposition ;
- Gestion des contentieux.
Traitements relatifs à l’activité commerciale, à savoir :
- L’élaboration de statistiques ;
- Enquêtes de satisfaction facultatives.
Les traitements effectués par la SAS NUMERIZE ont pour bases légales :
- L’exécution d’un contrat ou d’une mesure précontractuelle ;
- Le consentement (recrutement…) ;
- L’intérêt légitime du responsable de traitement (prospection commerciale…) ;
- Le respect d’une obligation légale (fiscalité…).
Article 5 - Hébergement des données
Concernant le logiciel GED, les données personnelles collectées par la SAS NUMERIZE sont stockées sur les serveurs AWS en région parisienne. Les fonctions d’inscription, connexion et contrôle des accès sécurisés des utilisateurs se font, elles aussi, sur les serveurs basés en région parisienne.
Les données concernant le site internet https://numerize.com sont hébergés sur des serveurs en Union Européenne.
Les serveurs utilisés sont donc tous situés au sein de l’Union Européenne et respectent les réglementations RGPD.
Les Serveurs AWS disposent de diverses certifications et normes dont la norme ISO 27001 ainsi que la certification HDS (protection des données personnelles de santé) : https://aws.amazon.com/fr/compliance/programs/.
Article 6 - Partage de données
Les données personnelles collectées et traitées peuvent être transmises au sein de la société entre les différents acteurs de celle-ci en fonction de leur finalité.
Elles sont également partagées avec nos prestataires, fournisseurs, distributeurs, agents et représentants, y compris, entre autres, les établissements de crédits, fournisseurs de services e-mail. L’accès à ces données est strictement limité à l’exécution de la prestation en fonction des finalités susvisées et encadré par la SAS NUMERIZE.
Il est possible, au regard des services fournis, que la société transfère à des prestataires et/ou sous-traitants situés dans des pays hors Union Européenne, des données personnelles. Dans un tel cas, la société veille à ce que le transfert soit effectué en conformité avec le RGPD.
Article 7 - Durée de conservation
Les données collectées et traitées sont conservées pour une durée adaptée aux finalités des traitements en application du RGPD :
- L’ensemble de ces données est conservé le temps de la relation contractuelle ;
- Les contrats commerciaux conclus dans le cadre de la relation commerciale ainsi que les dossiers clients sont conservés pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle ;
- Les documents tels que les factures clients sont conservés 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable ;
- Les données personnelles concernant un prospect personne physique sont conservées pendant une durée de 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect ;
- Les données collectées dans le cadre d’une candidature sont conservées pendant une période de 2 ans à compter de leur dépôt ou du dernier contact avec le candidat.
Article 8 - Spécificités GED
La SAS NUMERIZE est responsable de traitement concernant les données de son Client, utilisateur du logiciel SaaS GED.
Ce qui a été énoncé dans la présente politique s’applique également dans le cadre du traitement des données personnelles ayant lieu via ce logiciel.
Les données personnelles collectées ainsi que leur traitement dans le cadre du service GED peuvent également être consultées sur les CGV dudit service.
A. Création et gestion du compte personnel
Les données traitées dans le cadre de la création et la gestion du compte personnel sont les données nécessaires à la création et la gestion du compte ainsi que les données relatives au paiement.
La durée de conservation de ces données est le temps de la relation contractuelle puis 5 ans à compter de la fin de celle-ci. Les données de paiement sont supprimées :
- Dans le cas d’une reconduction tacite : à compter de la résiliation de l’abonnement ;
- En l’absence de renouvellement tacite : à la fin de la période de souscription.
L’équipe de développement GED, l’équipe marketing, la direction, les sous-traitants en charge de l’hébergement des données sont destinataires de ses données. Leur accès est strictement encadré par la SAS NUMERIZE et leur utilisation est strictement limitée à l’exécution de la prestation.
La base légale pour ce traitement est le contrat qui lie l’utilisateur à la SAS NUMERIZE.
B. Facturation des abonnements
Les données collectées sont celles nécessaires à la gestion de la facturation des souscriptions (nom, prénom, adresse de facturation, e-mail).
Ces données sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
L’équipe de développement GED, comptable, la direction, les sous-traitants en charge de l’hébergement des données sont destinataires de ses données. Leur accès est strictement encadré par la SAS NUMERIZE et leur utilisation est strictement limitée à l’exécution de la prestation.
La base légale pour ce traitement est l’obligation légale du responsable de traitement.
C. Algorithmes et intelligence artificielle (IA)
Le logiciel GED SaaS utilise différents types d’algorithmes et d’IA, à savoir :
- Amazon Textract ;
- Amazon Comprehend et ;
- Une IA développée par notre société sur la base du modèle de langage BERT de Google.
1. Amazon Textract
Ce service de machine learning permet d’extraire le texte des documents numérisés par le Client.
Ainsi, lorsque nos Clients déposent des documents dans le logiciel GED, Amazon Textract va extraire directement les données desdits documents afin d’automatiser leur traitement et permettre au Client de pouvoir les trouver via la barre de recherche du logiciel GED.
Amazon Textract est utilisé uniquement lorsqu’un Client souhaite mettre ses documents via la bannette principale.
Cette IA a pour base légale l’exécution d’un contrat.
Les données conservées à la suite de l’utilisation d’Amazon Textract ne sont conservées que pendant la durée où le document est présent sur le logiciel. Cela signifie que lorsque le Client supprime le document, toutes les données récoltées par l’IA sont automatiquement supprimées. Au plus tard, les données sont effacées lorsque le compte personnel est supprimé c’est-à-dire à la fin de la relation contractuelle.
2. Amazon Comprehend
Ce service de machine learning permet de faire de la reconnaissance d’entité en vue d’extraire les dates des documents.
Ainsi, lorsque nos Clients déposent des documents dans le logiciel GED, Amazon Comprehend va extraire directement les dates desdits documents en utilisant la reconnaissance d’entités personnalisées ce qui va permettre au logiciel de préremplir les indexes avant vérification, opérer une classification, adapter la recherche de document par date et également permettre au Client de faire des statistiques.
Amazon Comprehend est utilisé uniquement lorsqu’un Client souhaite mettre ses documents via la bannette principale.
Cette IA a pour base légale l’exécution d’un contrat.
Les données conservées à la suite de l’utilisation d’Amazon Comprehend ne sont conservées que pendant la durée où le document est présent sur le logiciel. Cela signifie que lorsque le Client supprime le document, toutes les données récoltées par l’IA sont automatiquement supprimées. Au plus tard, les données sont effacées lorsque le compte personnel est supprimé c’est-à-dire à la fin de la relation contractuelle.
3. IA développée par la SAS Numerize
L’IA développée par notre société se base sur l’algorithme de BERT développé par Google basé sur le traitement du langage naturel.
Cette IA n’utilise aucune donnée clients pour pouvoir s’entrainer. Elle a pour unique but de déterminer le type de document et les indexes en fonction du type.
4. Accès au compte et mises à jour
Si vous disposez d’un compte GED MyNumerize, vous pouvez consulter et/ou modifier les informations du compte à tout moment.
Article 9 - Sécurité des données
La SAS NUMERIZE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau de sécurité adéquat lors du traitement de vos données personnelles. Ces mesures visent à garantir le respect des principes énoncés à l’article 5.1 du RGPD, à savoir :
- Le principe de licéité, de loyauté et de transparence ;
- Le principe de limitation des finalités ;
- Le principe de minimisation des données ;
- Le principe d’exactitude des données ;
- Le principe de limitation de la durée de conservation des données ;
- Ainsi que le principe d’intégrité et de confidentialité des données.
Article 10 - Exercice des droits
Chaque personne concernée par la collecte de ses données personnelles dispose de plusieurs droits au regard du RGPD à savoir :
- Un droit à l’information (articles 12 et suivants du RGPD) ;
- Un droit d’accès aux données (article 15 du RGPD) ;
- Un droit de rectification (article 16 du RGPD) ;
- Un droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli » à l’article 17 du RGPD) ;
- Un droit à la limitation du traitement (articles 18 et 19 du RGPD) ;
- Un droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD) ;
- Et un droit d’opposition (article 21 du RGPD).
La personne concernée peut exercer ses droits :
- Soit par courrier à l’adresse suivante : SAS NUMERIZE, 4 rue Sophie Germain 67720 HOERDT ;
- Soit par courriel à l’adresse : contact@numerize.com.
Dans le cadre de l’exercice de ses droits, la personne concernée doit pouvoir justifier de son identité par tous moyens.
En outre, les personnes disposent du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL mais également d’organiser le sort de leurs données après leurs décès (spécifique à la législation française). Pour plus d’informations, il convient de consulter le site de la CNIL à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr.
II - Gestion des cookies
Article 1 - Définitions
On entend désigner par « Cookie », « un petit fichier informatique, un traceur, déposé et lu par exemple lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile, et ce quel que soit le type de terminal utilisé » selon la CNIL.
On entend désigner par « Utilisateur », la personne utilisant les services de la société NUMERIZE à savoir son site web ou son logiciel GED.
On entend désigner par « Responsable de traitement », dans le cadre de la gestion des cookies, « l’éditeur d’un site qui dépose des traceurs, y compris lorsqu’il sous-traite à des tiers la gestion de ces traceurs mis en place pour son propre compte » selon la délibération de la CNIL. Ainsi, dans le cas de la présente partie, la SAS NUMERIZE sera considérée comme responsable de traitement des cookies utilisés et dont leur utilisation est expliquée ci-dessous.
On entend désigner par « Cookies fonctionnels », les cookies nécessaires au bon fonctionnement du site internet ou du logiciel GED et/au respect d’une obligation contractuelle.
On entend désigner par « Cookies techniques », les cookies permettant d’évaluer et de suivre les performances techniques du site ou du logiciel GED, de détecter des problèmes, de mettre en place des fonctionnalités de sécurité ou encore de détecter des violations.
Les deux types de cookies énoncés ci-dessus, à savoir les cookies dits fonctionnels et les cookies dits techniques, sont ceux dont l’utilisation est soit indispensable à la transmission de la communication soit ceux dont l’utilisation est nécessaire pour qu’un service de la société de l’information ou une fonctionnalité spécifique à la personne concernée faisant partie de ce service et expressément demandée par cette dernière puisse lui être fourni. Ainsi, il n’est pas nécessaire de recueillir le consentement de l’utilisateur pour de tels cookies.
Les autres types de cookies seront détaillés dans l’article 2 ci-dessous.
Article 2 - Cookies utilisés par Numerize
A. Cookies fonctionnels
Les cookies fonctionnels sont nécessaires au bon fonctionnement du site internet ou du logiciel GED et/ou respect d’une obligation contractuelle.
Ils aident à réaliser certaines fonctionnalités comme le partage du contenu du site web sur les plateformes de médias sociaux, la collecte de commentaires et d’autres fonctionnalités de tiers.
Ils permettent d’améliorer l’expérience utilisateur et de satisfaire la demande de celui-ci.
Ils sont dits cookies indispensables selon la CNIL car ils permettent le fonctionnement du site et du logiciel GED, la navigation sur lesdits services.
Enfin, ils permettent aux utilisateurs de pouvoir utiliser les principales fonctionnalités de nos services et de sécuriser les données de connexion.
Ces cookies ne nécessitent pas le recueil du consentement de l’utilisateur.
B. Cookies techniques
Ils permettent d’évaluer et de suivre les performances techniques du site ou du logiciel GED, de détecter des problèmes, de mettre en place des fonctionnalités de sécurité ou encore de détecter des violations.
Ces cookies ne nécessitent pas le recueil du consentement de l’utilisateur.
C. Cookies de performances
Les cookies de performance sont utilisés pour comprendre et analyser les indices de performance clés du site web, ce qui permet d’offrir une meilleure expérience utilisateur aux visiteurs.
Ces cookies servent également à l’adaptation de la présentation du site aux préférences d’affichage du terminal utilisé par les personnes lors de leurs visites afin de garantir une navigation fluide.
En cas de refus par l’utilisateur de la mise en œuvre de ces cookies, il ne pourra pas bénéficier des fonctionnalités susvisées.
D. Cookies analytiques
Ces cookies sont utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site web. Ils permettent de fournir des informations sur les mesures du nombre de visiteurs, le taux de rebond, la source de trafic, etc. Leur utilisation permet notamment d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie des services proposés.
En cas de refus par l’utilisateur de la mise en œuvre de ces cookies, il n’y aura pas d’impact sur l’utilisation de site https://numerize.com. Néanmoins, leur refus empêchera notre société d’améliorer la qualité des services proposés à l’utilisateur.
E. Cookies publicitaires
La SAS NUMERIZE n’utilise aucun Cookie publicitaire.
F. Cookies transférés à des tiers
La SAS NUMERIZE ne transfère pas de cookies aux tiers.
G. Informations complémentaires
Le logiciel GED de la SAS NUMERIZE utilise uniquement des Cookies nécessaires et indispensables à la connexion de l’utilisateur. Ainsi, le recueil du consentement de ce dernier n’est pas requis.
Le site https://numerize.com utilise des cookies fonctionnels, techniques, de performances et analytiques.
Article 3 - Durée
La durée de vie maximale de l’ensemble des cookies utilisés par NUMERIZE est de 11 mois.
Article 4 - Exercice des droits
Chaque personne concernée par la collecte de ses données personnelles pourra exercer les mêmes droits qu’indiqués à la partie I, article 10.
En outre, l’utilisateur peut à tout moment modifier ses préférences cookies. Lorsque l’utilisateur arrive sur le site https://numerize.com une bannière s’ouvre automatiquement permettant à l’utilisateur soit de gérer ses choix, tout accepter ou tout refuser. Lorsqu’un choix a été opéré par celui-ci, il peut le modifier à tout moment en cliquant sur « Gérer le consentement ».
III - Coordonnées de la société
SAS NUMERIZE
Au capital social de 84 000,00 €
501 612 105 RCS STRASBOURG
4 Rue Sophie-Germain
67720 HOERDT
contact@numerize.com
