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Les notes de frais jouent un rôle crucial dans la gestion financière des entreprises. Elles sont bien plus qu'une simple formalité administrative, car elles reflètent les dépenses réelles engagées dans le cadre des activités professionnelles. La dématérialisation des notes de frais est une étape essentielle pour les entreprises à l'ère numérique. Non seulement elle est conforme à la loi, mais elle présente également de nombreux avantages.
L'une des principales raisons de l'importance des notes de frais est le temps qu'elles nécessitent pour être traitées de manière traditionnelle. Entre la collecte des reçus, la saisie manuelle des données, les vérifications et les validations, le processus peut prendre jusqu'à une heure par note de frais. En outre, les erreurs de traitement sont fréquentes, ce qui entraîne des coûts supplémentaires pour les corriger.
Pour cela, la loi prévoit la dématérialisation des notes de frais pour les entreprises et considère une note de frais au format numérique aussi probante qu’un format papier.
La dématérialisation des notes de frais doit respecter des consignes strictes afin d’être valable fiscalement.
Les éléments à respecter sont les suivants :
- Réaliser la copie identique à l’original
- Ne pas altérer le document lors de sa compression
- L’enregistrement du fichier doit se faire au format PDF ou PDF A/3
- Aucune retouche sur l’image n’est autorisée
Quel coût représente la gestion des notes de frais pour une entreprise ?
En moyenne, il faut compter entre 40 minutes et 1 heure pour le traitement complet d’une note de frais. En effet, 20 minutes sont déjà consacrées à la recherche et au premier traitement. Il faut ensuite compter 10 minutes supplémentaires pour la vérification de la saisie qui a été effectué afin que la note de frais soit correctement remplie.
Puis, celle-ci doit être envoyée au service comptable qui reprocède à la vérification complète du fichier, demandant 10 minutes supplémentaires à l’entreprise.
La gestion des notes de frais demande donc beaucoup de temps mais elles représentent également un coût financier important puisque sa gestion frôle les 53 euros. Si une erreur de traitement est repérée, le coût de gestion pour la corriger augmente en moyenne de 48 euros. (Étude menée par HRS et la fondation GBTA).
Ces chiffres démontrent l’intérêt de la dématérialisation des notes de frais pour les entreprises, surtout quand nous savons que près d’une note de frais sur 5 comporte des erreurs de traitement.
Les avantages de la dématérialisation des notes de frais
La dématérialisation des notes de frais fera gagner du temps aux personnes en charge de ce processus, ils pourront allouer ce temps à d’autres missions et être plus productif. Vous faciliterez également la manipulation et la consultation de ces documents entre les différents services de votre entreprise.
La mise en place d’une solution de gestion de vos notes de frais vous fera réaliser des économies importantes puisque sa gestion est automatisée, le risque d’erreur de traitement est moindre donc le coût de traitement également.
L’entreprise pourra établir des projections financières plus facilement qu’avec la gestion manuelle et bénéficiera d’une bonne maîtrise de son budget.
Comment optimiser cette démarche ?
Il est important de sensibiliser vos équipes sur l’importance des notes de frais pour l’entreprise. Présentez-leur également les différents frais pris en charge et ceux qui ne le sont pas, cela évitera les mauvaises surprises. Il sera important de leur mentionner la limite des montants autorisés pour le remboursement afin d’éviter tout débordement.
Il faudra aussi informer les collaborateurs sur les procédures à respecter liées à la récupération de la TVA pour éviter de perdre des sommes d’argent qui peuvent être importantes.
L’utilisation d’une solution de gestion des notes de frais vous aidera dans le traitement et le classement de celles-ci, plus de recherches à effectuer, tout sera centralisé sur la plateforme.
La gestion des notes de frais avec le logiciel MyNumerize
Avec le logiciel GED MyNumerize conçu spécialement pour les TPE et PME, vous allez pouvoir intégrer vos notes de frais. Il vous suffira de les prendre en photo et de les envoyer directement par mail sur la plateforme.
Une fois intégrées, la GED va lire, reconnaitre et remplir les champs présents (montant, TVA, fournisseur...). Votre document sera ensuite classé automatiquement selon sa date et sa catégorie, vous offrant une arborescence optimale.
Ce logiciel facilite l’accès sécurisé aux informations dans l’entreprise et minimise les erreurs de traitement. Vous pourrez également partager ces documents aux utilisateurs concernés.
Une partie "Statistiques" est à votre disposition pour que vous puissiez avoir un regard précis sur vos dépenses et les ajuster si nécessaire.
En résumé, la dématérialisation des notes de frais n'est pas seulement une question de conformité légale, c'est aussi un moyen de rationaliser les opérations, de réaliser des économies et d'améliorer la productivité au sein de l'entreprise. Elle contribue à une gestion financière plus efficace et à une meilleure maîtrise des dépenses, ce qui est essentiel pour la croissance et la rentabilité à long terme de toute organisation.
Vous avez d’autres questions ? Contactez notre équipe au 03.88.53.89.66.
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