retour

Qu’est-ce que la GED MyNumerize ?

22 Fév 2022 Actualités
GED

D’après Arcalys 49 % des entreprises estiment que leur système de stockage ou d’archivage des données est saturé. Cela est souvent dû à des conditions obsolètes de stockage. En effet à l’ère du tout numérique, 58 % des entreprises stockent encore leurs archives sous format papier en interne.

L’importance grandissante de pouvoir accéder aux données à distance, dû au télétravail et à l’internationalisation des sociétés, rend alors le stockage numérique tel qu’une GED indispensable.

Qu’est-ce qu'une GED ?

Une GED (Gestion Électronique de Documents) est un logiciel en ligne permettant de stocker des documents puis de les classer et les partager entre collaborateurs. Grâce à la GED MyNumerize, l’ensemble des collaborateurs peuvent accéder efficacement aux documents qui leur sont nécessaires grâce à un moteur de recherche intégré à l’interface de gestion des documents.

Comment fonctionne la GED MyNumerize ?

Le stockage de documents sur une GED s’effectue en ligne sur différents serveurs dédiés assurant ainsi la durabilité de ces données. Ces documents sont organisés selon une arborescence personnalisable pour plus d’efficacité.

De plus lors de l’envoi d’un document sur la GED MyNumerize un programme d’OCR, reconnaissance optique de caractères, permet la reconnaissance du type de document et d’autres informations telles que la date, le client ou le montant d’une facture par une intelligence artificielle. Cela va alors permettre de classer automatiquement un document et faciliter sa recherche par mot-clé.

Une fois les données transférées et indexées sur la GED MyNumerize différents traitements sont alors possibles, comme la création de workflows (circuit de validation de documents entre collaborateurs) permettant de transférer le document à différentes personnes pour une action spécifique.

Comment mettre en œuvre une GED MyNumerize pour son entreprise ?

La mise en œuvre d’une GED se fait simplement et rapidement :

  • Créer un compte d’essai avec 15 jours offerts
  • Choisir l’arborescence souhaitée
  • Configurer les accès des différents collaborateurs et créer des workflows si besoin
  • Ça y est vous pouvez commencer à utiliser votre GED MyNumerize

Les documents peuvent être ajoutés manuellement depuis un ordinateur ou par envoi sur une adresse électronique dédiée. Ils sont stockés dans une bannette le temps que vous les classiez.

Le classement de ces documents est simplifié dans la mesure où les champs sont reconnus automatiquement. Par exemple, lors de l’ajout d’une facture sur la GED MyNumerize le logiciel reconnaît automatiquement les champs (montant, date, nom du fournisseur / client, …) et vous propose un dossier dans lequel le classer. Il ne vous reste qu’à vérifier les données et classer le document.

Les documents sont alors accessibles depuis n’importe où et à tout moment car le logiciel est en SaaS (Software as a Service ou Logiciel en tant que Service).

Il est ensuite possible de mettre en place des accès spécialisés pour chaque collaborateur et de choisir à quel dossier l’accès leur sera autorisé. Les workflows (flux de travail) permettent de configurer le partage de documents à différents collaborateurs pour effectuer une tâche spécifique telle qu’une vérification, une signature ou un paiement. Les documents peuvent notamment être signés en ligne grâce à la signature électronique à valeur probante.

En optant pour la GED MyNumerize vous pourrez bénéficier d’un accompagnement personnalisé durant les différentes étapes de cette mise en œuvre !