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Un logiciel de gestion documentaire est-il utile pour la mise en place d’une démarche RSE ?

26 Oct 2022 GED
Logiciel de gestion documentaire

Pour faciliter le déploiement de la démarche RSE, de nombreuses entreprises ont mis en place un logiciel de gestion documentaire. Découvrez ses avantages et ses principaux enjeux.

Qu'est-ce que la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) ?

Une démarche RSE peut être mise en place par n’importe quel type d’entreprise. Elle consiste à la contribution des entreprises aux enjeux du développement durable, les sociétés doivent chercher à avoir un impact positif sur l’environnement.

Vers une démarche zéro papier grâce au logiciel de gestion documentaire

Avec un logiciel de gestion documentaire, vous allez pouvoir diminuer considérablement votre consommation de papier. Un des plus gros challenges pour les entreprises actuelles puisqu’un salarié utilise en moyenne entre 70 et 85 kg de papier par an dont seulement 17% sont recyclés. En suivant la stratégie zéro papier, la politique de votre entreprise entrera dans la dimension écologique puisque vous diminuerez votre empreinte environnementale et ainsi vous soignerez votre image de marque auprès de vos prospects et clients.

Il est toujours intéressant de savoir que la production d’une feuille A4 consomme environ 5 litres d’eau et pour produire 1kg de papier il faut 2kg de bois et jusqu’à 60 litres d’eau. Ce sont des quantités non négligeables qui influent sur l’impact environnemental, il est donc vivement recommandé de limiter votre consommation de papier.

Un logiciel de gestion documentaire pour une centralisation complète de vos documents

Grâce à la GED, tous les documents de l’entreprise sont centralisés. Un bon moyen pour ne plus rechercher ni perdre vos documents. Vous disposez du contrôle des accès pour plus de sécurité, vous pourrez donc assigner vos collaborateurs aux documents souhaités.

Avec un tel système vous pourrez également suivre les activités effectuées sur les documents grâce à un historique d’actions. Ceci permettant de fluidifier et faciliter votre organisation interne. Plus de doublons, plus de perte de temps liée à la recherche documentaire et plus de perte de documents. Il est important de rappeler que la loi française est favorable à la numérisation de documents puisqu’elle l’encourage avec l’article 1316-1 du Code Civil régi par la loi du 13 mars 2000 qui précise « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier. »

La baisse des dépenses

Lorsque votre système de GED est en place, certaines dépenses habituelles sont amenées à disparaitre. Le temps de traitement de vos documents va également diminuer puisque tout sera centralisé, il vous suffira de taper un mot clé pour retrouver le document concerné.

Des études révèlent qu’un collaborateur perd en moyenne 18 minutes par jour à cause de la recherche documentaire. Les documents posent un réel problème aux entreprises puisque 19.5% des pertes de performance sont liées à une mauvaise gestion documentaire.

La satisfaction client améliorée

La mise en place d’un logiciel de gestion documentaire permet un accès aux documents n’importe où et n’importe quand. Vos collaborateurs et clients peuvent donc accéder aux données beaucoup plus facilement. Les informations sont donc mieux transmises et mieux hiérarchisées, l’entreprise va donc gagner en réactivité et en productivité.

Vos collaborateurs auront également la possibilité de télétravailler ou de partir en rendez-vous extérieur plus facilement. Le télétravail entre aussi dans la démarche RSE puisqu’il permet de réduire les émissions de gaz à effet de serre représentant 271 kg de CO2 sur une année par jour de télétravail.

Vous avez d’autres questions ? Contactez notre équipe au 03.88.53.89.66.