Le zéro papier ou dématérialisation est un processus visant à remplacer les documents physiques dans une entreprise par des fichiers numériques.
De nouvelles fonctionnalités ont vu le jour grâce à ce processus tel que la signature électronique, les workflows ou encore l’envoi d’e-mails automatisés. La mise en place du zéro papier peut paraître lourde mais plusieurs objectifs en ressortent comme le fait de réaliser des économies importantes en consommables liés à l’impression ou encore réduire le temps de recherche documentaire et donc optimiser l’efficacité de l’entreprise.
Le zéro papier permet également de faciliter l’archivage et la sauvegarde des documents, vous gagnez ainsi de l’espace dans votre structure. La traçabilité est quant à elle simplifiée permettant d’assurer la confidentialité des documents.
Le zéro papier est un enjeu financier et écologique majeur pour les entreprises puisque chaque salarié consomme entre 70 et 85 kg de papier par an représentant un coût entre 10 000 et 25 000 euros par an. Tandis que le poids écologique de la consommation mondiale de papiers et cartons représente 40% de la déforestation mondiale.
Des enjeux non négligeables pour les entreprises françaises actuelles qui peuvent profiter de ce processus de dématérialisation pour réaliser des économies tout au long de l’année.
Comment mettre en place le processus de zéro papier dans votre entreprise ?
Mise en place d’un logiciel GED
Pour faciliter ce processus il est recommandé de mettre en place un système de Gestion Électronique de Documents autrement appelé logiciel GED. Une GED va permettre l’archivage numérique de vos documents et donc faciliter la traçabilité de vos informations, simplifier l’échange des données, faciliter le travail à distance mais surtout réduire le temps consacré à la recherche documentaire.
Utiliser la signature électronique et l’archivage numérique
Plusieurs solutions existent sur le marché allant du stockage basique à l’archivage à valeur probante. L’idéal est d’opter pour une solution alliant l’archivage électronique et la signature électronique pour une optimisation parfaite du traitement de vos documents. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution GED MyNumerize vous pouvez consulter notre article : Qu’est-ce que la GED MyNumerize ?
Sensibilisation de l'équipe à la démarche zéro papier
Il est également très important de former vos collaborateurs aux bonnes pratiques du zéro papier car sans eux le processus ne peut pas être optimal. Des règles peuvent donc être mises en place pour sensibiliser les membres de l’entreprise comme le fait de ne plus imprimer les mails, privilégier la prise de notes numériques lors des réunions ou rendez-vous. Vous pouvez également mettre à disposition de votre équipe des bacs de recyclage papier pour réutiliser le papier déjà utilisé servant de feuilles de brouillon.
N'oubliez pas que ces bonnes pratiques doivent également être suivies durant les déplacements professionnels et pas seulement lors du travail en entreprise.
Concernant les factures, les devis, les tickets de caisse ou encore les reçus pensez à les envoyer et à les recevoir au format numérique, très avantageux pour les entreprises puisqu’elles peuvent encore réaliser des économies sur ce point.
Avec notre logiciel de gestion électronique de documents, visualiser vos dépenses et les économies réalisées grâce au module statistique.
Et votre image ?
Dans le monde actuel, nous sommes de plus en plus sensibilisés à l’écologie et notamment à la Responsabilité Sociétale et Environnementale des entreprises. Le fait de suivre le processus zéro papier permet à votre entreprise de contribuer à la démarche environnementale, importante pour tous. Vous pourrez ainsi favoriser la fidélisation de vos clients et de vos salariés mais également attirer de nouveaux prospects sensibles à la démarche. C’est donc un bon moyen pour valoriser votre image de marque et de faire de votre entreprise, une entreprise dans l’air du temps qui se soucie des problématiques environnementales que nous rencontrons.