Factures électroniques : ce qu’il faut savoir

Chaque année, la France produit 2 milliards de factures. Afin de contrôler la fraude à la TVA, l’État a décidé de mettre en place la facture électronique puisque la France perd plusieurs milliards d’euros tous les ans à cause de cette fraude.

La mise en place de la facture électronique va alors servir à réduire la fraude mais également à fluidifier et simplifier les échanges de factures entre entreprises.

Pour être considérées comme factures électroniques, elles devront être générées, envoyées, reçues et archivées par voie numérique. Mais ce n’est pas tout, elles devront également suivre 3 principes fondamentaux pour être reconnues fiscalement :

Les factures électroniques devront être lisibles (informations compréhensibles pour tous), authentiques (émetteur viable) et intègres (informations non modifiables).

Mais les entreprises ne devront pas seulement se cantonner à la création et à l’envoi de factures au format électronique puisqu’une obligation d’e-reporting vient s’ajouter à la démarche.

En effet, une fois la facture électronique créée, toutes les entreprises françaises étant assujetties à la TVA et qui commercent avec des clients particuliers ou avec des opérateurs étrangers, devront transmettre les données de transaction à l’État au travers d’une plateforme de dématérialisation.

Les dates importantes en matière de factures électroniques

Côté fournisseurs, les entreprises devront adopter les factures électroniques à partir du :

• 1^er juillet 2024 : pour les TPE, PME, ETI ou encore les grandes entreprises

Côté clients, les factures électroniques prendront effet à partir du :

• 1^er juillet 2024 : pour les grandes entreprises
• 1^er janvier 2025 : pour les entreprises de taille intermédiaire
• 1^er janvier 2026 : pour les micro-entreprises et les petites et moyennes entreprises

Réalise-t-on des économies grâce aux factures électroniques ?

Comparons les coûts d’une facture électronique et d’une facture papier.

Le traitement d’une facture papier qui arrive dans votre entreprise, vous coûte approximativement 14 euros décomposés en :

Traitement de la facture = 0,9 centime

Saisie des informations manuellement = 1,4 euro

Validation de la facture = 5,4 euros

Paiement de la facture = 2,8 euros

Archivage de la facture = 1,5 euro

Tâches annexes à la facture : relances, impayés… = 1,8 euro

Il est également important de prendre en compte qu’une société perd en moyenne 7,5% de ses factures papier annuellement. La perte de documents est donc à prévoir, pour retrouver une facture par exemple, cela coutera 110 euros par an. Pour la reproduire, l’entreprise devra débourser près de 200 euros.

La facture électronique, quant à elle, couterait seulement 7,5 euros en moyenne, son temps de traitement serait lui aussi réduit de 30%, permettant à votre service comptabilité de consacrer ce gain de temps à d’autres tâches moins chronophages.  

Une fois dans cette démarche, vous pouvez aussi penser à la dématérialisation des notes de frais pour gagner encore plus de temps et être encore plus performant.

Les risques encourus en cas de non-respect des obligations de facturation électronique

Une entreprise ne respectant pas les règles liées à la facturation électronique sera bien entendu sanctionnée. Elle devra payer une amende de 15 euros par facture en cas de non-émission d’une facture au format électronique dans la limite de 15 000 euros par année.

Dans le cas du non-respect de l’e-reporting de la facture électronique (données de transaction non-transmises à l’État), l’entreprise payera 250 euros par non-transmission dans la limite de 15 000 euros par an.