Les contraintes de l’objectif zéro papier en entreprise

Malgré le fait que la transition digitale soit en cours, l’objectif ultime du zéro papier dans les entreprises reste encore lointain. Les entreprises françaises peinent à réduire voire stopper leur consommation de papier. En effet, imprimer est de plus en plus simple et rapide grâce à la connectivité des imprimantes, cela n’incite donc pas à limiter la consommation.

Travailler avec des documents papier engendre des coûts non négligeables puisqu’il faut louer ou acheter les imprimantes, acheter régulièrement de l’encre, des ramettes de papier, des classeurs, des armoires de rangement… Cela occupe des espaces au sein même de vos locaux et demande du temps à vos collaborateurs en terme de gestion de consommables mais surtout en terme de recherche documentaire.

Voici les contraintes les plus rencontrées par les entreprises souhaitant instaurer l’objectif zéro papier :

• L’habitude : l’impression est entrée dans les mœurs et nous savons à quel point des habitudes peuvent être difficiles à changer ou modifier. Le fait de devoir lire des documents sur un écran peut freiner certaines personnes qui vont préférer imprimer le document pour pouvoir le lire ou encore l’annoter. Il vous est recommandé de mettre à disposition de vos collaborateurs des espaces de travail adaptés comme des doubles écrans, des sièges plus confortables…

• Le budget :  L’acquisition d’une GED peut demander un investissement pour l’entreprise. Certaines GED nécessitent une formation et du matériel pour la mettre en place. Il est important de faire une analyse en interne sur les besoins et les bénéfices que vous souhaitez en retirer.

• Les valeurs de l’entreprise : Tout dépend des valeurs et de la culture de votre entreprise. Si vos salariés sont réfractaires à tous les changements proposés au sein de la société, vous aurez beaucoup de mal à mettre en place voter objectif zéro papier. N’hésitez pas à échanger avec eux sur les points de friction, investissez les dans le projet en leur donnant des responsabilités.

• Les contraintes juridiques : De nombreuses entreprises conservent l’intégralité de leurs documents car elles ne connaissent pas les temps de conservation des documents comptables, RH… Les règlementations sont parfois complexes, il convient donc de se renseigner correctement avant de vous lancer dans votre objectif zéro papier.

• Les contraintes technologiques : Il existe des entreprises qui n’utilisent pas ou très peu d’outils informatiques ce qui complexifiera la mise en place de l’objectif zéro papier. Elles devraient commencer à se digitaliser petit à petit durant les années à venir et opter pour des solutions en SaaS qui sont moins chers puisqu’elles ne demandent pas d’achat de matériel.

Travailler avec du papier est devenu une perte de temps et d’argent pour les entreprises. L’avenir nous dirige vers des solutions plus accessibles et flexibles. Le but étant de pouvoir accéder à ses données à n’importe quel moment et surtout n’importe quel endroit pour être le plus efficace et réactif possible. Mais également pour lever toutes les contraintes liées au papier, comme par exemple, la recherche documentaire.