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Quel logiciel de Gestion Electronique de Documents choisir : cloud ou logiciel interne ?

06 Oct 2022 GED
Logiciel de gestion électronique de documents

Avant de choisir un logiciel de Gestion Electronique de Documents il faut savoir qu’il en existe deux types : des services cloud et des logiciels internes. Mais quelle est la différence ?

L’épidémie de Covid-19 a favorisé le déploiement du télétravail dans le monde entier, depuis, beaucoup d’entreprises continuent ce mode de travail. C’est pourquoi, de nombreux collaborateurs ont la nécessité d’accéder directement aux données de leurs entreprises n’importe où et avec n’importe quelle connexion internet. Les deux versions existantes se distinguent donc par leur accessibilité.

  • La GED en version logiciel cloud : le stockage de vos données se fait sur des serveurs externes à l’entreprise pour pouvoir accéder n’importe où et n’importe quand à vos données. Le seul impératif est d’avoir une connexion internet.
  • La GED en version logiciel interne : il vous faudra installer et configurer votre logiciel avec votre base de données. Le stockage de vos données se fait sur serveurs internes que vous avez préalablement installés dans vos locaux. Une connexion au réseau de l’entreprise sera indispensable pour accéder aux documents.

Ces deux solutions vous assurent sécurité et sérénité. Seuls les membres de votre entreprise auront accès à vos données. Il vous est également possible de choisir les différents niveaux de droits des utilisateurs pour plus de confidentialité. Vous pouvez ainsi choisir quel collaborateur peut accéder à tel ou tel document.

Mais à quoi correspondent les applications SaaS ?

Le SaaS (Software-as-a-Service) est une partie du cloud permettant aux utilisateurs d’accéder à un logiciel ou une application grâce à un navigateur web et une connexion internet.

Le SaaS a pour particularité d’augmenter la rentabilité globale de l’entreprise puisqu’il ne demande aucune mise à jour ni maintenance de la part de l’exploitant.

Application SaaS

Quels sont les avantages d'une plateforme en SaaS ?

De nombreux avantages ressortent après l’utilisation d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents tels que :

Favorisez la mobilité de vos collaborateurs

Le cloud étant accessible n’importe où et n’importe quand, vos collaborateurs pourront avoir accès aux données ainsi qu’aux serveurs de l’entreprise. Ils pourront donc effectuer leur travail à distance sans se soucier de la maintenance logicielle ou des mises à jour.

Favorisez la sécurité de vos données

Les solutions de stockage numériques possèdent des systèmes de protection très fiable. Le contrôle d’accès et le chiffrement des données sont les techniques utilisées par la plupart les logiciels SaaS.

Privilégiez l’efficacité et la réduction des coûts pour votre entreprise Vous n’avez aucune dépense à prévoir pour le matériel technique ni pour le recrutement de personnes du secteur informatique. Le fournisseur de votre logiciel de gestion électronique de documents est le seul à gérer la maintenance et les résolutions de bugs.

Favorisez le contrôle

Le cloud vous permet de pouvoir contrôler les données de votre entreprise quelles soient sensibles ou non. Vous aurez la possibilité de gérer les droits d’accès de vos collaborateurs, vous évitant que vos documents soient consultés par n’importe quelle personne de l’entreprise.

Trouvez le logiciel de Gestion Electronique de Documents qui vous convient !

Pour trouver le logiciel de Gestion Electronique de Documents qui correspond le mieux à votre entreprise basez-vous sur l’objectif recherché et le volume de documents qui seront concernés. Plusieurs objectifs peuvent être recherchés comme par exemple permettre le télétravail à vos collaborateurs ou encore sécuriser vos documents.

En plus du stockage, le logiciel de Gestion Electronique de Documents vous permettra de prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise puisque vous aurez une vision globale de votre activité. Si vous souhaitez en savoir plus vous pouvez aller lire notre article : L’archivage numérique avec la GED MyNumerize.