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L’archivage physique de documents pose beaucoup de questions notamment à propos de l’espace de stockage, de la destruction des documents, de la protection des informations mais aussi de l’accès aux ressources (il faut être sur place et chercher un document dans une pochette, elle-même rangée dans un dossier, lui-même rangé dans une boîte ce qui est bien plus long que de faire une simple recherche dans son ordinateur). Dans l’ère de la digitalisation, de la dématérialisation et de l’essor du télétravail, une nouvelle solution a été pensée : l’archivage numérique.
L'archivage numérique en faveur de l'environnement
L'archivage numérique est approuvé par l’environnement. La RSE ne peut être ignorée d’aucune entreprise et jeter du papier à tout va peut nuire à l’image de l’entreprise.
La dématérialisation est un processus participant à l’effort écologique qu’il faut absolument mettre en avant.
En outre, la loi accepte juridiquement qu’une entreprise fournisse les documents numériques plutôt que papiers lors d’un contrôle. S’affranchir des archives physiques est donc légalement autorisé. Néanmoins, la gestion des documents et leurs conservations sont réglementées par les mêmes lois et ont donc les mêmes durées maximales de conservation.
Mais stocker simplement vos fichiers sur votre ordinateur ou sur une clé USB n’est pas vraiment plus sécurisé en cas de perte ou de vol. Les documents ne sont pas non plus accessibles depuis un autre ordinateur si l’un de vos collaborateurs télétravaille par exemple.
Quant au stockage sur serveur, c’est une méthode onéreuse et peu sûre mais elle est encore trop souvent utilisée par les entreprises. Les fausses idées à propos des nouvelles technologies sont trop répandues et effrayent les dirigeants. Pourtant, investir dans les bons moyens d’archivage numérique permet de réduire les coûts de travail, d’améliorer la sécurité des documents et d'accélérer les flux de travail.
Optez pour la GED MyNumerize
La GED MyNumerize est une solution toute trouvée pour archiver électroniquement et partager vos documents sans aucun souci de déplacement et en toute sécurité.
Voyez cela comme un coffre-fort numérique permettant de sécuriser toutes vos données que vous pouvez ouvrir à tout moment et de manière très simple. Et contrairement à un archivage classique dans un SAE (Système d’archivage électronique), l’archivage numérique dans la GED MyNumerize vous permettra de modifier ou supprimer vos documents à n’importe quel moment.
La GED MyNumerize est un outil facile et tellement pratique ! En un clic vos documents sont déposés et partagés à tous vos collaborateurs même depuis votre smartphone, il est possible d’importer vos documents dans la GED MyNumerize simplement en envoyant un mail. Grâce à l’intelligence artificielle reconnaissant le type de document (date, montant d’une facture, clients et autres) et vous proposant elle-même de le classer au bon endroit, vous pouvez ainsi retrouver tout ce que vous voulez en quelques clics ou même via la barre de recherche et un mot-clé. Voici le lien de notre GED mynumerize.com.
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