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De nombreux fournisseurs de solutions GED existent sur le marché avec des fonctionnalités différentes vous permettant d’améliorer l’organisation administrative interne. MyNumerize a regroupé les fonctionnalités les plus recherchées chez les entreprises françaises afin de vous faire gagner un maximum de temps et de productivité.
Avant de souscrire avec un fournisseur de solutions GED, pensez à vérifier quelques points.
- La sécurité et confidentialité
Au sein d’une entreprise il est primordial d’assurer la protection des informations financières, des données personnelles collectées aussi bien des clients que des salariés mais également des informations confidentielles liées aux services ou produits vendus. Votre fournisseur de solutions GED doit pouvoir assurer le traitement, le stockage, la sécurité et la capture des documents déposés dessus.
Il sera important de vérifier les droits d’accès car tous vos collaborateurs ne devront pas avoir accès aux documents mis en ligne, cela dépend du niveau de confidentialité. Vous pourrez ainsi choisir quel collaborateur pourra consulter, modifier, éditer, transférer et supprimer les données.
Assurez-vous que votre fournisseur de solutions GED soit hébergé en France ou en Europe pour plus de sécurité. Il faut également que celui-ci effectue des sauvegardes sur des serveurs différents et dans des datacenters différents par mesure de précaution. Les sauvegardes pour la GED MyNumerize sont effectuées sur différents serveurs hébergés en France. Chaque entreprise ou organisation fournisseurs de solutions GED doit être conforme aux exigences du RGPD lors du stockage des données personnelles des individus dans l'UE, quel que soit le pays de l'UE dans lequel les données sont stockées.
- Facilité de prise en main
Lors de la conception et du développement du logiciel MyNumerize, nous avons veillé à ce que le design et l’utilisation soient le plus simple et épurés pour se concentrer sur les réelles fonctionnalités. Pour effectuer une action, nous avons travaillait à réduire le nombre de clics au minimum afin que la plateforme soit la plus fluide possible.
Grâce à notre reconnaissance optique de caractères vous gagnerez du temps car vous n’aurez pas à saisir les informations principales, elles seront reconnues et affichées directement au bon endroit.
- L’automatisation des workflows
Avec les workflows vous bénéficierez d’une organisation simplifiée car vous pourrez créer des suites de tâches et les attribuer à une ou plusieurs personnes.
- La mobilité
Il est de plus en plus fréquent d’avoir des salariés en télétravail ou encore en déplacements récurrents, si tel est le cas, il sera important pour vous de vérifier auprès de votre fournisseur de solutions GED si une version mobile est disponible. MyNumerize est un logiciel en ligne disponible sur ordinateur, téléphone et tablette. Vous pourrez donc rechercher un document, valider une action, partager un document même si vous n’êtes pas au bureau.
- La signature électronique
La signature électronique a pris une place importante au sein des entreprises ces dernières années.
Veillez à ce que votre fournisseur de solutions GED propose cette fonctionnalité puisqu’elle est de plus en plus demandée. Vous réduirez ainsi la consommation de papier au sein de votre entreprise.
La signature électronique utilisée par MyNumerize assure que vos documents sont conformes même s’ils ne sont pas signés manuellement. Nous travaillons avec un prestataire français spécialisé depuis 2013 (Yousign) qui vous garantit la simplicité et la sécurité.
Vous l’aurez donc compris, les fournisseurs de solutions GED proposent une multitude de fonctionnalités. Il est préférable de se concentrer sur l’essentiel que d’avoir des solutions surdimensionnées par rapport à vos besoins. Dans cet article vous retrouvez les points à vérifier systématiquement avant de souscrire à un logiciel GED. Notre équipe de développement travaille continuellement à l’amélioration et au développement de nouvelles fonctionnalités. Profitez d’une GED intuitive regroupant les fonctionnalités les plus recherchées à partir de 29.90€HT par mois.
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