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- Les enjeux économiques et écologiques
En utilisant un logiciel d’archivage numérique vous réduirez considérablement votre consommation et vos dépenses en matière d’impression donc moins de papier, d’encre, de classeurs, etc. Logiquement vous diminuerez vos couts de stockage physique puisque l’intégralité de vos documents seront stockés sur votre GED. L’organisation de votre entreprise en sera simplifiée.
- Les enjeux organisationnels
L’utilisation d’un logiciel d’archivage numérique est bénéfique puisqu’il place le traitement de l’information au cœur de l’entreprise. Dans un logiciel d’archivage numérique, les documents sont uniques, vous ne trouverez donc jamais de doublons. Chaque action effectuée sur le document est sauvegardée pour avoir un historique des modifications. Avec une GED, les documents circulent plus rapidement en interne car ils sont accessibles et disponibles instantanément, un réel avantage à l’heure du télétravail. Elle vous offre une traçabilité de vos documents sans failles grâce à l’indexation et au stockage en ligne.
- Les enjeux de performance
Véritable levier de productivité, un logiciel d’archivage numérique peut augmenter votre rentabilité de 3 à 5% de votre chiffre d’affaires, mais pas seulement puisque d’autres études révèlent que les entreprises munies d’une GED gagnent entre 5 et 7 heures de travail par semaine. (Source Elo Digital Office)
En effet, les employés ne perdent plus de temps à rechercher l’information puisqu’avec un simple mot-clé et en quelques clics le document apparait. Ils peuvent travailler de n’importe quel endroit à la seule condition : avoir une connexion internet. La centralisation de vos documents amènera à votre entreprise un confort non négligeable dans la vie quotidienne.
- Les enjeux réglementaires
Un logiciel d’archivage numérique vous permet de respecter les normes en vigueur concernant la conservation des documents électroniques. Vous êtes donc assuré de stocker les documents au format qui respecte ces normes.
- Les enjeux de sécurité
Avec notre logiciel d’archivage numérique, aucune perte de données n’est possible car nous les sauvegardons sur différents serveurs d’AWS répartis en Ile de France. Une gestion des rôles
est également en place vous permettant de sécuriser encore plus vos données en donnant accès aux personnes que vous choisissez et leur attribuer le rôle que vous souhaitez. Un moyen efficace pour préserver la confidentialité des données de l’entreprise.
Avant de souscrire à un logiciel d’archivage numérique, il est conseillé aux entreprises de réaliser un audit documentaire.
Logiciel d’archivage numérique : Pourquoi réaliser un audit documentaire ?
La gestion des documents en entreprise est une tâche complexe. Réaliser un audit documentaire avant de mettre en place votre logiciel d’archivage numérique permettra de soulever les problématiques liées à cette gestion.
Un audit documentaire vous apportera :
- La clarification de vos besoins :
Le fait d’exprimer clairement vos besoins internes sera bénéfique pour connaitre les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin ou non. Ne pas réaliser cet audit c’est prendre le risque d’opter pour une GED surdimensionnée par rapport à vos besoins ou bien le contraire.
- L’identification de lacunes :
Vous allez pouvoir relever les incohérences ou les problèmes présents dans votre gestion documentaire.
- Le déploiement du plan d’action :
Une fois l’audit réalisé, vous aurez une vision globale sur la façon dont l’information est traitée dans votre entreprise. Il vous apportera donc les réponses nécessaires pour votre prise de décision.
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