Archivage de documents et gestion des archives

Société de numérisation de documents et d’archivage de documents sur-mesure, nous vous accompagnons de l’étude de votre projet jusqu’à sa gestion quotidienne. Notre mission est de vous offrir une solution globale, fiable et conforme, pour simplifier la gestion de vos documents physiques et numériques. De la collecte sécurisée à la conservation longue durée, en passant par l’indexation, la numérisation et la destruction réglementée, nous prenons en charge l’intégralité du cycle de vie documentaire. Nos équipes expertes assurent la confidentialité, la traçabilité et l’accessibilité de vos archives, dans des espaces de stockage hautement sécurisés en France. Que vous soyez une entreprise, une collectivité ou une administration, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé pour optimiser vos coûts, gagner en réactivité et libérer de l’espace. Reposez-vous sur un prestataire expérimenté pour une gestion documentaire maîtrisée, moderne et efficace.

Archivage des documents : pourquoi externaliser ?

Vos archives prennent de la place et coûtent cher ?

Vous n’avez pas besoin d’accéder à vos archives au quotidien ?

Vos archives pourraient être plus sécurisées ?

La gestion de vos archives pourrait être simplifiée ?

Numerize dispose de la solution et vous propose ainsi son expertise en matière d’archivage physique. Pour répondre précisément à vos besoins d’économies d’espace de stockage, de traçabilité, de sécurité ou encore du respect des règlementations sur la durée de conservation légale de vos documents, nous mettons donc à votre disposition notre équipe spécialisée pour votre archivage de documents. De plus, confier la gestion et la conservation de vos archives à Numerize vous assure un accès rapide à vos documents (- de 24h) tout en garantissant le respect des règles en vigueur pour la conservation des archives.

solution.

Archivage de documents professionnels et sécurisé

L’archivage de documents est essentiel pour garantir la conformité et la bonne gestion des archives de votre entreprise. Nos solutions d’archivage physique permettent de respecter les obligations légales tout en assurant une conservation fiable et sécurisée. Vos documents sont stockés dans des locaux protégés, dotés de contrôle d’accès, de vidéosurveillance ainsi que de dispositifs anti-incendie et anti-humidité. Nous prenons également en charge l’ensemble du processus : collecte, conditionnement, indexation, stockage et destruction en fin de cycle. Cette organisation permet à vos équipes de se concentrer sur leur cœur de métier sans passer du temps sur la gestion des archives. Nous assurons aussi le lien avec la numérisation afin de faciliter la consultation à distance et d’accompagner votre transformation numérique. Enfin, lorsque la durée légale est atteinte, nous procédons à la destruction sécurisée des documents, avec certificat. Notre approche connecte archivage physique, numérisation, GED et destruction pour optimiser votre gestion documentaire.

un site dédié.

Pourquoi Numerize ?

Caméras, agents de sécurité, température et hygrométrie contrôlées, système anti-incendie, gestion stricte des accès par badges, nos lieux de stockage en France ont été créés pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos documents.

SÉCURITÉ

Lieux de stockage sécurisés, spécialement créés pour l’archivage de documents.

RÉACTIVITÉ

Vos documents sont disponibles en moins de 24h.

SAVOIR-FAIRE

Expert dans la dématérialisation et la gestion documentaire depuis 2008.

PERFORMANCE

Consacrez plus de temps à votre métier en confiant la gestion de votre archivage physique.

nos clients parlent de nous.

archivage.

Société archivage Strasbourg : archivage physique et numérique

Nous proposons à la fois un service d’archivage physique sécurisé et une solution GED pour l’archivage numérique. Ainsi, chaque client est libre de choisir la formule qui correspond le mieux à ses besoins. Pour ceux qui optent pour l’archivage physique, nous conservons leurs documents dans des locaux adaptés et, sur simple demande, nous recherchons et leur fournissons les pièces archivées. En parallèle, si vos documents ont été numérisés en amont et que vous avez souscrit à notre solution GED, vous pouvez accéder directement à vos fichiers via une plateforme sécurisée, avec un accès rapide, simple et autonome. De ce fait, cette double offre permet une gestion documentaire flexible : archiver les documents sous format papier ou numérique selon vos processus, tout en bénéficiant d’un suivi précis, où chaque document est référencé, suivi et accessible sur demande. Ainsi, vous réduisez les manipulations inutiles, limitez les risques d’erreurs, et par conséquent, optimisez la gestion documentaire tout en maîtrisant la conservation et la destruction des documents, notamment ceux contenant des données personnelles.

en pratique.

Archiver des documents, comment ça marche ?

De la collecte de vos documents, jusqu’à leur restitution, nous vous accompagnons dans votre démarche d’archivage de documents.

Un expert conditionne et collecte vos documents. Prise en charge et transport sécurisé.

Conseils d'une archiviste sur la durée légale de conservation ou de destruction de vos documents.

Un code-barre anonyme est collé sur vos cartons puis vos données sont intégrées à notre logiciel.

Une fois arrivés à échéance légale nous pouvons vous restituer ou détruire vos documents.

Si vous avez besoin de consulter vos documents, nous vous envoyons une version numérique en 24h.

Nos équipes collectent vos cartons qui sont stockés en France dans nos entrepôts sécurisés.

Liste les étapes

1 – Un expert conditionne et collecte vos documents. Prise en charge et transport sécurisé.

2 – Conseils d’une archiviste sur la durée légale de conservation ou de destruction de vos documents.

3 – Un code-barre anonyme est collé sur vos cartons puis vos données sont intégrées à notre logiciel.

4 – Nos équipes collectent vos cartons qui sont stockés en France dans nos entrepôts sécurisés.

5 – Si vous avez besoin de consulter vos documents, nous vous envoyons une version numérique en 24h.

6 – Une fois arrivés à échéance légale nous pouvons vous restituer ou détruire vos documents.

archivage.

Archivage physique pour entreprises et administrations

Dans un contexte où le volume de documents physiques reste conséquent pour les entreprises, il devient donc essentiel de structurer efficacement ses flux documentaires. En effet, l’archivage papier concerne un large éventail de pièces sensibles : factures clients/fournisseurs, contrats de travail, bulletins de paie, dossiers RH, mais aussi documents comptables, juridiques, administratifs, courriers entrants/sortants, ou encore bons de commande et de livraison. Ainsi, pour répondre aux exigences de conformité et de performance, il est nécessaire d’adopter un système d’archivage documentaire fiable, capable de suivre le cycle de vie de chaque document, de sa création à sa destruction. C’est pourquoi, l’externalisation de l’archivage s’impose comme une solution stratégique : elle permet de confier la gestion des documents à des professionnels tout en recentrant vos équipes sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Externalisation : un choix stratégique et sécurisé

Par ailleurs, en délocalisant vos archives dans un centre de conservation adapté, vous libérez des espaces de travail précieux, tout en garantissant la sécurité et la traçabilité de vos données. De plus, vous bénéficiez de l’accompagnement de professionnels de l’archivage, pour un classement rigoureux, un plan d’archivage structuré et le respect des délais légaux de conservation. Ainsi, cette approche globale renforce l’efficacité de votre organisation, tout en assurant une maîtrise complète de vos obligations documentaires. Enfin, lorsque vos dossiers atteignent la fin de leur durée légale de conservation, nous vous proposons également un service sécurisé de destruction de documents papier, garantissant confidentialité et conformité réglementaire.

bénéfices.

Disponibilité, traçabilité, sécurité
confiez-nous vos papiers, concentrez-vous sur votre métier

Simplifiez la gestion de vos archives et gagnez du temps

Sécurisez vos documents et la confidentialité de vos données.

Libérez de la place et réduisez vos coûts de stockage.

Archivage de documents administratif : mesurez vos archives

Quand on parle d’archivage physique, on parle souvent de mètres linéaires. Concrètement, il vous suffit de mesurer la longueur de vos rayonnages ou boîtes d’archives, puis d’additionner chaque mesure. Ensuite, il est souvent plus simple de prendre vos mesures en centimètres puis de les convertir en mètres (en divisant le total des centimètres par 100). Enfin, si vous avez besoin d’un conseil pour l’archivage physique de vos documents, contactez-nous.