Archivage électronique de document : qu’est-ce-que c’est ?

De nos jours l’archivage électronique est devenu plus qu’un simple besoin, c’est une obligation légale pour les entreprises. Le fait de procéder à l’archivage électronique va permettre d’éviter certains litiges car l’entreprise va pouvoir justifier ses différentes opérations en cas de contrôle fiscal.

Mais ce n’est pas tout, les documents doivent être conservés selon une certaine durée en fonction de leur nature, le site de l’administration française  pourra vous indiquer les différents délais selon le document. Donc chaque document a son propre « cycle de vie », cela dure depuis sa création jusqu’à sa destruction, c’est-à-dire la fin de la période de conservation. 

Une année à retenir, l’année 2000, qui a marqué le monde du numérique mais aussi les entreprises. En effet les documents électroniques sont enfin reconnus officiellement par la loi comme preuve, au même titre que les documents papiers. 

L’archivage électronique permet de conserver à moyen et à long terme l’intégrité de l’information des documents. Cela est différent d’une sauvegarde, qui elle, restaure des données à un état antérieur.

Les archives électroniques permettent de collecter, de catégoriser et d’éditer des informations qui peuvent ensuite être référencées et modifiées.

3 avantages de l'archivage électronique :

1. Cela va permettre dans un premier temps de vider vos locaux de stockage, un réel gain de place et d’argent pour votre entreprise, et aussi vous pouvez dire adieux au papier volant qui n’ont plus leur place.
2. Un accès rapide et facile à vos documents, le fait d’archiver vos documents électroniquement va vous permettre d’être beaucoup plus réactif lorsque vous chercherez ou que quelqu’un vous demandera un document en particulier. En un clic tout sera sous vos yeux.
3. Et enfin, le fait d’archiver électroniquement vos documents vous permettra de les intégrer dans votre circuit de validation. 

Quelles sont les durées de conservation des documents qui sont soumis à l'archivage électronique ?

Comme dit précédemment, la durée de conservation d’archivage varie en fonction de la nature du document. Pour exemple, les factures clients, fournisseurs mais aussi toutes les autres pièces pouvant être utiles à l’exercice comptable doivent être conservées au maximum pendant 10 ans à compter de leur clôture.

Mais où les conserver ?

Pour la conservation des factures, cela n’est pas vraiment limité puisqu’il est possible de les stocker sur un serveur qui ne se situe pas forcément sur le territoire français. Mais ceci doit tout de même être déclaré à l’administration fiscale. Attention, si vous décidez de le faire dans un pays hors Union Européenne, il faut bien entendu s’assurer que ce pays fournisse des garanties qui sont similaires à celles que proposent les États faisant partie de l’UE, en ce qui concerne l’assistance administrative et le droit d’accès aux données.

En cas de non-respect de conservation que se passe-t-il ?

Si les règles de conservation des pièces justificatives ne sont pas respectées, vous pouvez encourir les sanctions suivantes :

• La facture d’un client n’est pas correctement enregistrée, le montant facturé sera réduit de 50% à titre de pénalité.
• Les factures fournisseurs ne sont pas bien conservées, il existe un risque de retenue à la source, ce qui entraînera une taxe supplémentaire.
• D’autres pièces justificatives comptables ne sont pas conservées, l’entreprise s’expose à un refus de compte, qui nécessitera l’intervention de l’administration fiscale.

Alors cet article vous a convaincu, n’attendez pas et appelez-nous dès à présent au 03 88 53 89 66 !