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Comment archiver des documents correctement ?

11 Jan 2022 Actualités
Archiver des documents

Vous comptez faire appel à un prestataire d’archivage ou vous souhaitez archiver des documents en interne, mais vous ne savez pas comment les ranger pour les retrouver facilement en cas de besoin. Cet article vous donne les méthodes principales pour le classement de vos documents d’archives.

Quelles sont les méthodes de classement pour archiver des documents ?

Le plan de classement correspond au classement et à la hiérarchisation de vos documents. Que vous soyez une entreprise ou une administration publique, la conservation des archives est une obligation légale à laquelle on ne peut déroger.

Mais le classement des archives ne sert pas uniquement à les conserver durablement puisqu’il sert également à retrouver facilement les documents. Il doit bien évidemment avoir une structure logique et hiérarchique.

Il existe différents types de classement d’archives, voici les plus utilisés :

  • Le plan de classement numérique : cette méthode s’applique surtout pour les gros volumes de documents à archiver et consiste à attribuer un numéro d’identification à chaque document.
  • Le classement alphabétique : la méthode consiste à classer les documents selon leurs titres.
  • Le plan de classement thématique : technique simple qui est la plus utilisée, elle consiste à classer les archives selon leurs rubriques puis ensuite selon leurs thèmes.

Mais attention, lorsque vous souhaitez archiver des documents il ne s’agit pas d’utiliser les méthodes une à une, il est préférable de les combiner pour obtenir un résultat optimal.

Archiver des documents avec un plan de classement.

En effet, le plan de classement est la meilleure solution pour conserver ses documents tout en les retrouvant facilement.

Il est nécessaire de penser à séparer vos documents d’archives en 2 catégories :

  • Les documents d’archives de fonction
  • Les documents d’archives de gestion

Cette distinction vous permettra de savoir où chercher lorsque vous devrez retrouver un document rapidement.

Archives

Les critères d’efficacité d’un plan de classement.

Pour être sûr que votre plan de classement soit efficace il faut respecter quelques critères durant la mise en place :

  • L’accessibilité : identifier chaque document pour les retrouver et les rendre accessibles à tous.
  • La mise à jour : il est nécessaire de remettre à jour les documents d’archives pour assurer leur traçabilité.
  • L’épuration : il s’agit d’éliminer les documents inutiles comme des doublons par exemple.
  • La fiabilité : le plan de classement doit être le plus fiable possible pour retrouver vos documents n’importe quand.

Quel que soit son support, le plan de classement est donc important pour archiver des documents et assurer leur traçabilité afin de les rendre accessibles facilement.

Lors de l’élaboration de votre plan de classement, vous devez impérativement être soutenu par votre hiérarchie puisque cette démarche touche l’ensemble des collaborateurs. Vos collègues doivent être informés pour pouvoir appliquer ce plan. Lorsque la première version de votre plan de classement est effectuée, vous devez tester son efficacité au sein de votre entreprise ou organisation. Si le test s’avère positif, il vous suffira de former les collaborateurs à la bonne application de ce plan, en revanche si le test ne s’avère pas aussi efficace que vous l’aviez prévu il faudra améliorer la première version. 

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