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Les avantages de la numérisation de documents

02 Fév 2022 Actualités
avantages de la numérisation

Les avantages de la numérisation deviennent un réel atout pour les entreprises qui génèrent et reçoivent beaucoup de documents papier.

Quels sont les avantages de la numérisation ?

Nombreux sont les avantages de la numérisation, en voici une liste non-exhaustive :

  • Un accès facilité aux documents.
  • La recherche documentaire ainsi que la consultation des informations sont plus rapides.
  • Le support physique du document est préservé une fois numérisé.
  • La numérisation garantit la conservation des documents originaux (plus de manipulations une fois numérisé).
  • La numérisation permet aussi d'améliorer la qualité des images d'un document abimé.
  • Le format numérique préserve la qualité des images, à contrario du format papier qui se détériore avec le temps.
  • Un fichier dématérialisé peut être partagé en ligne via différents outils de communication.
  • Les informations numérisées peuvent être modifiées et converties en différents formats.
  • Un même document dématérialisé peut être consulté par plusieurs utilisateurs en même temps.
  • La numérisation optimise l'efficacité du travail quotidien et augmente la productivité des collaborateurs.
  • Le format numérique facilite les envois de fichiers, plus besoin d'attendre la confirmation de réception.
  • La digitalisation des fichiers permet de mieux structurer l'information dans l'entreprise, et donc prendre de meilleures décisions.
  • La numérisation permet de corriger certaines fautes qui peuvent être présentes sur les documents originaux.
  • L'accès aux documents numérisés est sécurisé via la possibilité d'utiliser un mot de passe ou encore un système de gestion de profil pour que seules les personnes autorisées y aient accès.
  • L'espace physique utilisé pour le stockage et l'archivage des documents format papier est réduit.
  • Plus de perte de temps lié à la recherche documentaire, vous retrouverez tout depuis votre ordinateur.
  • Les documents numérisés peuvent servir de copie de sauvegarde évitant l'usure des documents originaux.
  • La numérisation est en phase avec le développement durable puisqu'elle consiste à réduire la pollution émise par le papier.

Si vous aussi vous souhaitez bénéficier des avantages de la numérisation de documents, contactez nos conseillers qui vous accompagneront dans votre démarche. Source : brother.fr.