Pour protéger vos données, une solution : la destruction des archives

Avec l’essor du numérique et l’ère de la digitalisation, la protection des données et la cybersécurité sont devenu des enjeux sociétaux fondamentaux :  les mots de passe sécurisés, l’empreinte digitale ou la reconnaissance faciale permettent actuellement de garder au mieux vos données personnelles sur votre ordinateur ou votre téléphone portable. La paperasse administrative est alors en voie de disparition. Néanmoins, les archives de nos jeunes années persistent et posent encore beaucoup de questions : Avons-nous le droit de garder ces documents ? Comment les stocker, les protéger et les jeter ? C'est ce que nous allons voir avec la destruction des archives.

Ces questions ont bien entendu toutes une réponse. 

Depuis mai 2018, la RGPD (Réglementation général sur la protection des données) stipule au niveau européen que “la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel est un droit fondamental”. Ainsi, au même titre que les médecins sont soumis au secret médical, toute information doit d’être protégée. Malheureusement, se conformer aux exigences de la RGPD n’est pas une mince affaire pour les entreprises, mais cette dernière peut encourir jusqu’à 20 millions d’euros d’amende en cas de non-respect de la RGPD. Pour en savoir plus vous pouvez vous rendre sur : www.cnil.fr.

Les objectifs majeurs de cette réglementation sont donc d’unifier un cadre juridique pour l’ensemble de l’Union européenne, de responsabiliser les acteurs traitant des données et d’être complètement transparent sur la gestion des informations.

En 2019, la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) a reçu près de 15 000 plaintes et a réalisé plus de 7000 investigations. Dans les entreprises, il existe une formation qui amène à une certification appelée certification CIPP (Certify Information Privacy Professional), qui vise à approfondir les connaissances sur la législation et la gestion des données. En général, elle s’adresse au(x) DPO (Délégué(s) à la Protection des données) de l’entreprise.

Mais alors pourquoi opter pour la destruction des archives ?

Au même titre qu’un particulier souhaite protéger ses informations bancaires ou le mot de passe de son compte Instagram, une entreprise veut protéger ses informations en vue d’un possible espionnage industriel.

Aux yeux de la loi, une entreprise doit garder les justificatifs d’achats ou les contrats justifiant d’une relation commerciale pendant une certaine période mais peuvent ensuite être éliminés. Ces documents peuvent parfois contenir des informations personnelles et donc doivent répondre aux exigences de la RGPD. Ce “droit à l’oubli” constitue donc une sécurité supplémentaire.

Même si, comme dit précédemment, le 21e siècle est le siècle du numérique et du digital, les moyens physiques (documents papiers) représentent la majorité des fuites accidentelles (ou non) d’informations ! En effet, de nos jours, chefs d’entreprises et employés sont totalement informés sur les risques d’un possible piratage informatique. Ils le sont beaucoup moins en ce qui concerne les fouilles dans les archives ou même dans les poubelles ! Car oui, ce risque est peu connu mais bien réel.

C’est là qu’intervient la destruction des archives. Elle vous permettra d’éviter la fuite d’information sensible mais aussi d’être conforme aux yeux de la loi, car légalement tout comme il existe des dates minimales, il existe des dates limites d'archives de documents. Une fiche de paie peut par exemple être gardée pendant 5 ans, les coordonnées d’un prospect ne répondant à aucune sollicitation 3 ans et un dossier médical 10 ans !

De plus, le stockage d’archives peut prendre une place précieuse au sein de votre entreprise, espace qui pourrait être utilisé de manière bien plus profitable. Ces quelques mètres carrés pourraient devenir un nouveau bureau, une nouvelle salle de pause ou même une petite salle de sport, qui sait ? Enfin, lors d’un déménagement, déplacer des années d’archives n’est pas une tâche qu’on peut qualifier d’agréable, votre dos vous remerciera donc d’avoir fait disparaître toute cette paperasse avant le jour J.

Comment cela fonctionne ?

Quand on sait qu’une déchiqueteuse à papier coûte au minimum 2500€ et que c’est un appareil encombrant au moins autant que la moitié de vos archives, investir dans ce genre d’appareils ne paraît pas être la solution adaptée. Il existe alors des entreprises telles que Numerize qui peuvent effectuer ce travail pour vous, vous permettant ainsi un gain de place pour le stockage et un gain de temps pour mettre en place la destruction.

La destruction des archives est réalisée par des professionnels, un opérateur vient récupérer dans vos locaux les documents à détruire. Les documents sont ensuite transportés chez Numerize et par la suite détruits en respectant la norme DIN 66 399. Une fois détruits, vous recevrez un certificat de destruction prouvant la conformité du processus de destruction.  Les résidus de papiers ainsi obtenus sont amenés dans des centres de recyclage pour être réutilisés et permettent donc de réduire la pollution.

La destruction des archives est donc un moyen 100% écologique de gagner de la place, d’être légalement conforme mais surtout de sécuriser vos informations.