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Les avantages et inconvénients de l’archivage physique et électronique ?

13 Juin 2022 Actualités

Quelques différences entre les 2 types d’archivage.

Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu’on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.

Les archives numériques sont immatérielles et ont donc besoin d’un dispositif technique pour leur affichage (écran, clavier…). L’information contenue par une archive numérique est plus modulable et donc flexible puisque nous pouvons effectuer des modifications directement dessus.

Les archives numériques sont beaucoup plus utilisées ces dernières années au sein des entreprises françaises ce qui a permis de favoriser la baisse d’impression papier en interne mais impliquant la hausse d’utilisation des messageries électroniques. La numérisation et la dématérialisation des documents sont de réels enjeux pour les entreprises actuelles puisqu’elles permettent de réduire l’espace de stockage des archives physiques et d’augmenter les surfaces de travail des collaborateurs.

Même si les archives sont numériques, elles doivent respecter un cycle de vie tout comme les archives physiques. Lorsque les documents électroniques sont créés ils doivent être validés puis authentifiés pour ensuite être archivés. Avec ce type d’archivage, il est possible de stocker de gros volumes facilement grâce à certaines technologies et applications.

Les avantages et inconvénients de l’archivage physique.

Malgré la forte démocratisation de l’archivage électronique, l’archivage physique reste tout de même un service à part entière et n’est pas prêt de disparaitre. En effet, l’utilisation du papier est ancrée dans notre mode de vie, qu’il soit personnel ou professionnel, nous y avons souvent recours. Il est donc nécessaire d’archiver correctement ses documents pour bénéficier de la valeur ajoutée apporté par l’archivage. Pour cela, vous pouvez faire appel à un spécialiste ou le faire en interne tout en gardant à l’esprit que c’est une démarche chronophage et fastidieuse.

Confier votre archivage physique à un spécialiste vous garantit un respect des délais légaux de conservation de vos documents et une bonne maitrise des risques. Vos documents seront donc plus facilement accessibles grâce à un rangement optimisé selon les délais légaux de conservation. Un archivage physique bien encadré permet de pérenniser la conservation du patrimoine de votre entreprise.

Néanmoins, il existe également quelques inconvénients liés à l’archivage physique. En effet, si vous stockez les documents au sein de votre entreprise, vos documents sont exposés aux risques de perte, d’incendie, d’inondation…

Lorsqu’une entreprise est confrontée à l’une de ces catastrophes, tout peut disparaitre en quelques minutes. La solution la plus courante est de confier les documents de l’entreprise à un prestataire spécialisé ou bien de consacrer des locaux à l’archivage en dehors de votre entreprise pour limiter les risques.

L’archivage physique soulève un autre inconvénient, la difficulté d’accès aux documents papier dans certains domaines, comme le bâtiment. Un employé sur un chantier ne pourra pas consulter les documents nécessaires en urgence là où il se trouve, cela peut donc freiner la réalisation du projet.

Lorsque l’archivage de documents se fait dans vos locaux, il faut penser à limiter l’accès des documents classés confidentiels. Cela demande une bonne organisation à l’entreprise pour que les personnes non concernées n’aient pas accès aux documents confidentiels.

Il y a également un autre aspect à ne pas négliger en interne. Il faut être en mesure de maitriser les délais de conservation des archives notamment lorsqu’il y a un volume important de documents. Connaitre les délais vous assure la conformité face aux différentes règles existantes et vous permettra également de savoir quand détruire vos documents d’archives.

Archivage Numerize

Les avantages et inconvénients de l’archivage électronique.

La mise en place d’un archivage électronique permet de conserver les documents nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. L’archivage numérique peut se faire sur différents supports comme par exemple, un disque dur ou une solution de Gestion Électronique des Documents (GED).

Mais comme précédemment, l’archivage électronique peut lui aussi avoir ses limites. En effet, des pannes sur le matériel informatique peuvent survenir ou des virus peuvent également attaquer le matériel. C’est pourquoi, lorsque vous mettez un dispositif d’archivage électronique en place, il faut toujours veiller à prendre en compte les éventuels risques qui pourraient se présenter. Il est donc important de mettre en place des dispositions technologiques dès la mise en fonctionnement de l’archivage électronique pour combattre ce type de désagrément.

Il ne faut pas croire que l’archivage électronique remplace totalement les archives physiques, il est nécessaire d’en garder une trace. Le support papier est bien présent au sein des administrations et des entreprises françaises, en cas de contrôle il vous faudra présenter certains documents qui auront été stocker précieusement.

Il existe donc de nombreux avantages et inconvénients de l’archivage physique et électronique mais avec une bonne méthode de classement et de stockage vous pouvez y arriver.

Néanmoins, si vous n’avez pas de temps à allouer à ces tâches vous pouvez faire appel à la société Numerize.